Ganhe contratos e padronize as práticas de cotação com as opções de software mais recentes
Com os melhores e mais recentes aprimoramentos de software, os módulos e sistemas de cotação podem facilitar às lojas a obtenção de contratos e a expansão da margem de lucro. Ao procurar implementar um módulo de cotação, as lojas devem explorar e considerar uma série de fatores e recursos para garantir que estão obtendo o sistema certo para suas necessidades de fabricação.
1. Opções expansíveis
No software de cotação, um dos principais recursos é a capacidade de calcular cotações. Independentemente do tamanho da loja, seja ela uma pequena fábrica ou uma grande corporação, há diferentes opções disponíveis para aumentar os resultados de um fabricante. Entretanto, esses módulos são particularmente adequados para empresas que fazem uma quantidade significativa de cotações.
Alguns OEMs que produzem seus próprios produtos talvez não precisem fazer cotações todos os dias. Isso não quer dizer que os módulos de cotação não serão úteis, mas podem ser usados em conjunto com módulos de expansão adicionais para obter um sistema mais completo e uma visão abrangente do chão de fábrica.
Ao escolher o módulo de cotação correto, é importante pensar no futuro. Não se limite a escolher apenas uma opção autônoma se houver áreas de crescimento previstas em que um pacote expandido faria mais sentido.
2. A precisão é importante
Uma cotação imprecisa pode custar aos fabricantes o dinheiro ganho com muito esforço. É essencial escolher um módulo que ofereça cotações rápidas e precisas.
Com os preços atuais das chapas metálicas tão altos, obter o orçamento mais preciso e certificar-se de que o software contabiliza cada parte do custo associado ao projeto pode fazer toda a diferença. A última coisa que um fabricante deseja é fazer uma cotação baixa em um projeto. Os custos operacionais, sejam eles de corte, dobra ou soldagem, precisam ser considerados para cálculos precisos. Uma opção de software que leve em conta muitos desses fatores ajudará os fabricantes a fornecer orçamentos detalhados e corretos.
3. Ganhe cotações com velocidade
Os fabricantes não precisam gastar uma hora fazendo cotações manuais. Com um módulo de cotação rápido e avançado, eles podem receber peças ou desenhos dos clientes e fazer uma cotação em apenas cinco minutos. A melhor parte é que, muitas vezes, eles podem enviar a cotação para o cliente antes mesmo de se afastarem do computador.
Portanto, no que se refere à velocidade, os dados demonstram que, quanto mais rápido uma loja conseguir enviar uma cotação ao cliente, maior será a probabilidade de ganhar a cotação.
4. Integração CAD/CAM
A integração direta com o pacote CAD/CAM pode ser um grande benefício para qualquer fabricante. O uso de um módulo de cotação integrado acrescenta muitas funcionalidades, inclusive recursos de desenho aprimorados.
Nem todos os desenhos são limpos e alguns podem até ser fotos de desenhos em guardanapos ou PDFs. A integração fornece ferramentas que permitem aos fabricantes limpar os desenhos e ajustar automaticamente a geometria. Um recurso de filtro, que pode ser fornecido com o pacote de cotação, pode ser usado para limpar pequenas lacunas, estrias ou geometrias irregulares.
Nem todos os softwares de cotação são integrados ao CAD/CAM, e esse pode ser um recurso importante para algumas lojas que têm essa necessidade adicional de ajustar os desenhos para obter uma cotação mais precisa.
5. Cotação de produção
A integração com o CAD/CAM também permite alguns recursos avançados de cotação que consideram os custos de produção. A cotação de produção oferece aos fabricantes uma visão mais abrangente para uma cotação mais precisa. Esse tipo de cotação baseia-se em como as peças serão arranjadas ou poderão ser arranjadas para a fabricação. Ele também leva em conta os custos reais da máquina, bem como todas as outras operações.
O custo arranjado é especialmente importante para orçamentos precisos. Com muitas peças, é bom saber quantas chapas seriam necessárias para concluir o projeto. Além disso, se houver muitas peças diferentes ou uma peça grande e comprida em forma de L, ela poderá incluir muito material de sucata que não poderá ser recuperado. Isso também precisa ser incluído no custo.
A maioria dos fabricantes já está configurada com diferentes scripts ou equações que usam para calcular o tempo necessário para realizar uma determinada operação. Todos os dados de corte do CNC são configurados com antecedência. Para uma cotação, o usuário apenas adiciona as peças necessárias e quais operações são necessárias e toda a matemática acontece em segundo plano.
6. Ir direto para a produção
Os fabricantes devem procurar pacotes de cotação que possam passar diretamente da cotação para a produção. Se o módulo de cotação estiver integrado ao CAD/CAM e por meio de um sistema MRP/MES, quando um fabricante obtiver uma cotação, ele poderá acessar o software e alterar facilmente o status de cotação para pedido com o clique de um menu suspenso. Tudo é resolvido automaticamente e o produto está pronto para a produção.
7. Agendamento de trabalhos
Algumas das tecnologias mais recentes incluem a capacidade de agendamento. Esse recurso pode programar todas as operações para todo o chão de fábrica. Com isso, os fabricantes podem de fato pré-agendar o trabalho antes de aceitarem o pedido. Dessa forma, se um cliente aceitar a cotação e quiser saber quando poderá esperar o projeto, todas as informações estarão disponíveis.
Para as fábricas que costumam fazer trabalhos urgentes, isso pode ser um grande benefício.
8. Formatos de arquivo abrangentes
A escolha de um pacote de orçamentos que possa importar qualquer tipo de arquivo é outra grande vantagem. A última coisa que uma fábrica quer fazer é retornar a um cliente e dizer que não pode abrir o arquivo e não pode orçar o projeto.
Atualmente, há muitos formatos de arquivos diferentes com os quais as lojas devem lidar. Elas podem receber 20 formatos de arquivos diferentes de 20 clientes diferentes e, seja DXF, SolidWorks, Inventor ou qualquer número de arquivos de programas de design gratuitos, importá-los não deve ser um problema.
9. Acesso a mais
Procure um módulo de cotação que seja orientado por um banco de dados que mostre coisas como informações do cliente, datas de vencimento e todos os itens de linha necessários. Ele também deve ser altamente personalizável para que os fabricantes possam fazer ajustes facilmente.
Por exemplo, se uma empresa quiser dar a um cliente uma redução de preço ou um desconto, ou se for necessário um preço em massa, tudo isso pode ser aplicado no módulo. Se uma loja espera fazer algumas negociações e alterar o preço cotado, o pacote de cotação deve ter a capacidade de substituir e recalcular o preço com os parâmetros específicos ditados.
Um fabricante também deve ser capaz de realizar revisões da cotação. Digamos que um cliente retorne e solicite que peças sejam deixadas de fora do projeto ou adicionadas, então isso pode ser inserido no software, o que permite a rastreabilidade e a contabilidade adequada.
Os sistemas baseados em banco de dados podem oferecer todos os tipos de ferramentas para ajudar na contabilidade diária de uma loja. Procure ferramentas integradas, como relatórios e gráficos. Um usuário deve poder acessar informações sobre todas as cotações obtidas e as que foram perdidas. Ele também pode fornecer relatórios sobre o lucro obtido pela loja em um intervalo de datas personalizado e determinar o custo de um trabalho em comparação com a margem de lucro média. Essas informações podem ajudar as lojas a fazer melhores cotações para projetos futuros e ver tendências históricas de preços e margens de lucro. Todos esses dados devem estar prontamente disponíveis e as fábricas devem ter a capacidade de extrair vários pontos de dados a qualquer momento.
10. Padronizar a cotação
Um sistema de cotação pode beneficiar as lojas de várias maneiras, mas seus recursos são realmente projetados para padronizar a cotação. Um software de alta qualidade deve ajudar uma fábrica a padronizar as operações em todos os setores. A inclusão de diferentes recursos e módulos tornará esse sistema ainda mais poderoso.
Sem um módulo de cotação, as empresas geralmente têm uma ou duas pessoas dedicadas ao trabalho de cotação de projetos. Isso pode funcionar para alguns fabricantes, mas também pode ser problemático por vários motivos. Cada funcionário pode ter sua própria maneira de fazer cotações, analisando diferentes métricas e parâmetros para calcular os custos. Isso pode levar a discrepâncias e flutuações nas cotações, além de não haver uma maneira historicamente padronizada de rastrear como as cotações foram tratadas. Também pode haver variação na forma como a pessoa faz a cotação de um trabalho para outro.
Se houver várias pessoas cotando projetos, todas elas poderão cotar o mesmo trabalho de maneiras diferentes, com preços e markups diferentes. Isso pode levar a erros de preços e dificultar muito a previsão de custos e as projeções de margem de lucro.
Outra preocupação é que, se uma empresa tiver apenas um orçamentista e esse funcionário for embora, a loja terá que treinar uma nova pessoa para cotar os trabalhos. Orçamentistas inexperientes podem cometer erros de cálculo, levando a problemas de margem ou erros de custo. Também pode haver um período de tempo em que a cotação é lenta e imprecisa enquanto a pessoa ainda está aprendendo o processo, se é que existe um.
Com um módulo de cotação, tudo isso é automatizado e padronizado. Os cálculos, custos, markups, métricas de produção e todos os dados disponíveis são aplicados e usados para que o sistema faça a cotação adequada de um projeto. Com ele, os fabricantes podem obter sempre a mesma cotação com base nas mesmas métricas e no mesmo fluxo de trabalho, independentemente de quem esteja usando o software. Isso traz às lojas a sensação de estabilidade que é tão importante para as melhores práticas comerciais.
Wayne Cathers é proprietário de produto de sistemas de negócios SigmaNEST.
Published in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Luminoso, Editora Associada
https://www.canadianmetalworking.com/
