Cierre pedidos y estandarice los presupuestos con las últimas opciones de software
Con las últimas y mejores mejoras de software, los módulos y sistemas de presupuestos pueden facilitar a las empresas la obtención de contratos y ampliar su margen de beneficios. A la hora de implantar un módulo de presupuestos, las empresas deben explorar y considerar una serie de factores y características para asegurarse de que están adquiriendo el sistema adecuado para sus necesidades de fabricación.
1. Opciones ampliables
Una de las principales características del software de presupuestos es su capacidad para calcular presupuestos. Independientemente del tamaño del taller, tanto si se trata de un pequeño taller como de una gran empresa, existen diferentes opciones para aumentar los beneficios del fabricante. Sin embargo, estos módulos son especialmente adecuados para talleres que realizan una gran cantidad de presupuestos.
Algunos fabricantes de equipos originales que fabrican sus propios productos puede que no necesiten presupuestar todos los días. Esto no quiere decir que los módulos de presupuestos no sean útiles, sino que pueden utilizarse junto con módulos de expansión adicionales para obtener un sistema más completo y una visión global del taller.
A la hora de elegir el módulo de presupuestos adecuado, es importante pensar en el futuro. No te limites a elegir solo una opción independiente si hay áreas de crecimiento previstas en las que tendría más sentido un paquete ampliado.
2. La precisión es importante
Un presupuesto inexacto puede costar a los fabricantes el dinero que tanto les cuesta ganar. Es esencial elegir un módulo que ofrezca presupuestos rápidos y precisos.
Con los precios actuales de la chapa metálica tan elevados, obtener el presupuesto más preciso y asegurarse de que el software tiene en cuenta todos los costes asociados al proyecto puede marcar la diferencia. Lo último que quiere un fabricante es no presupuestar lo suficiente un proyecto. Los costes operativos, ya sean de corte, plegado o soldadura, deben tenerse en cuenta para realizar cálculos precisos. Una opción de software que tenga en cuenta muchos de estos factores ayudará a los fabricantes a proporcionar presupuestos detallados y correctos.
3. Ganar rapidez
Los fabricantes no tienen que pasarse una hora haciendo presupuestos manuales. Con un módulo de presupuestos rápido y avanzado, pueden tomar piezas o dibujos de los clientes y elaborar un presupuesto en tan solo cinco minutos. Lo mejor es que a menudo pueden enviárselo al cliente antes de alejarse del ordenador.
Por lo que respecta a la rapidez, los datos demuestran que cuanto más rápido puede una tienda hacer llegar un presupuesto a su cliente, más probabilidades tiene de ganarlo.
4. Integración CAD/CAM
La integración directa con un paquete CAD/CAM puede suponer una gran ventaja para cualquier fabricante. El uso de un módulo de presupuesto integrado añade mucha funcionalidad, incluidas funciones de dibujo mejoradas.
No todos los dibujos están limpios y algunos pueden ser incluso fotos de dibujos en servilletas o PDF. La integración proporciona herramientas que permiten a los fabricantes limpiar los dibujos y ajustar automáticamente la geometría. Una función de filtro, que puede venir incluida en el paquete de presupuestos, puede utilizarse para limpiar dobles lineas o geometría irregular.
No todos los programas de presupuesto están integrados con CAD/CAM, lo que puede ser una característica importante para algunos talleres que tienen la necesidad adicional de ajustar los planos para obtener un presupuesto más preciso.
5. De presupuesto a pedido
La integración con CAD/CAM también permite algunas funciones avanzadas de presupuesto que tienen en cuenta los costes de producción. Los presupuestos de producción proporcionan a los fabricantes una visión más completa para realizar presupuestos más precisos. Este tipo de presupuesto se basa en el modo en que las piezas se van a anidar o podrían anidarse para la fabricación. También tiene en cuenta los costes reales de la máquina, así como todas las demás operaciones.
El coste anidado es especialmente importante para obtener presupuestos precisos. Con muchas piezas, es bueno saber cuántas planchas harían falta para completar el proyecto. Además, si hay muchas piezas diferentes o una pieza grande y larga en forma de L, es posible que haya mucho material de desecho que no pueda recuperarse. Esto también debe tenerse en cuenta a la hora de calcular el coste.
La mayoría de los fabricantes ya están configurados con diferentes scripts o ecuaciones que utilizan para calcular cuánto tiempo se tarda en realizar una determinada operación. Todos los datos de corte CNC están configurados de antemano. Para obtener un presupuesto, el usuario solo tiene que añadir las piezas que necesita y las operaciones que necesita, y todos los cálculos se realizan en segundo plano.
6. Pasar directamente a la producción
Los fabricantes deben buscar paquetes de presupuestos que puedan pasar directamente del presupuesto a la producción. Si el módulo de presupuestos está integrado con CAD/CAM y a través de un sistema MRP/MES, una vez que el fabricante obtiene un presupuesto, puede entrar en el software y cambiar fácilmente el estado de presupuesto a pedido con sólo hacer clic en un menú desplegable. Todo se gestiona automáticamente y ya está listo para la producción.
7. Programación de las órdenes de fabricación
Algunas de las últimas tecnologías incluyen la capacidad de programación. Esta función puede programar todas las operaciones en toda la planta. De este modo, los fabricantes pueden preprogramar el trabajo antes de aceptar el pedido. De este modo, si un cliente acepta el presupuesto y quiere saber en cuánto tiempo puede esperar el proyecto, dispone de toda la información.
Para las empresas que suelen aceptar trabajos urgentes, esto puede suponer una gran ventaja.
8. Gran variedad de formatos de archivo
Elegir un paquete de presupuestos que pueda importar cualquier tipo de archivo es otra gran ventaja. Lo último que quiere hacer cualquier tienda es volver a ver a un cliente y decirle que no puede abrir el archivo y que no puede presupuestar el proyecto.
Hoy en día, hay muchos formatos de archivo diferentes que las tiendas deben manejar. Pueden recibir 20 formatos de archivo diferentes de 20 clientes distintos y, tanto si se trata de archivos DXF, SolidWorks, Inventor o cualquier otro programa de diseño gratuito, importarlos no debería ser un problema.
9. Acceso a más
Busque un módulo de presupuestos basado en una base de datos que muestre información sobre el cliente, fechas de vencimiento y todas las partidas necesarias. También debe ser altamente personalizable para que los fabricantes puedan hacer ajustes fácilmente.
Por ejemplo, si una tienda quiere ofrecer a un cliente una rebaja o un descuento, o si necesita precios por volumen, todo eso se puede aplicar en el módulo. Si una tienda tiene previsto negociar y modificar el precio ofertado, el paquete de presupuestos debe permitir anular el precio y volver a calcularlo con los parámetros específicos que se hayan marcado.
Un fabricante también debe poder realizar revisiones del presupuesto. Por ejemplo, si un cliente vuelve y pide que se omitan o se añadan piezas al proyecto, esto puede introducirse en el software, lo que permite la trazabilidad y una contabilidad adecuada.
Los sistemas basados en bases de datos pueden ofrecer todo tipo de herramientas para ayudar en la contabilidad diaria del taller. Busque herramientas integradas como informes y gráficos. Un usuario debería poder acceder a información sobre todos los presupuestos ganados y los que se han perdido. También puede ofrecer informes sobre los beneficios obtenidos por el taller en un intervalo de fechas personalizado y determinar cuánto cuesta un trabajo en comparación con el margen de beneficio medio. Esta información puede ayudar a los talleres a presupuestar mejor futuros proyectos y ver las tendencias históricas de precios y márgenes de beneficio. Todos estos datos deben estar fácilmente disponibles y los talleres deben tener la capacidad de extraer varios puntos de datos en cualquier momento.
10. Estandarizar los presupuestos
Un sistema de presupuestos puede beneficiar a los talleres de muchas maneras, pero sus funciones están realmente diseñadas para estandarizar los presupuestos. Un software de alta calidad debería ayudar al taller a estandarizar las operaciones en todos los ámbitos. Si se añaden diferentes funciones y módulos, el sistema será aún más potente.
Sin un módulo de presupuestos, los talleres suelen tener una o dos personas dedicadas a presupuestar proyectos. Esto puede funcionar para algunos fabricantes, pero también puede ser problemático por varias razones. Cada trabajador puede tener su propia forma de presupuestar, teniendo en cuenta diferentes métricas y parámetros para calcular los costes. Esto puede dar lugar a discrepancias y fluctuaciones en las cotizaciones, y a que no haya una forma históricamente estandarizada de hacer un seguimiento de cómo se han gestionado las cotizaciones. También puede haber variaciones en la forma de presupuestar de un trabajo a otro.
Si hay varias personas cotizando proyectos, todas podrían cotizar el mismo trabajo de diferentes maneras con diferentes precios y márgenes. Esto puede dar lugar a errores en la fijación de precios y dificultar la previsión de costes y la estimación del margen de beneficios.
Otro motivo de preocupación es que, si un taller sólo cuenta con un comercial y ete se marcha, se ve obligado a formar a una nueva persona para que haga los presupuestos. Los presupuestadores inexpertos pueden cometer errores de cálculo que provoquen problemas de márgenes o errores de cálculo de costes. También puede haber un periodo de tiempo en el que los presupuestos sean lentos e imprecisos mientras la persona sigue aprendiendo el proceso, si es que existe.
Con un módulo de presupuestos, todo esto se automatiza y estandariza. Los cálculos, costes, márgenes, métricas de producción y todos los datos disponibles se aplican y utilizan para que el sistema pueda presupuestar correctamente un proyecto. De este modo, los fabricantes pueden obtener siempre el mismo presupuesto basado en los mismos parámetros y en el mismo flujo de trabajo, independientemente de quién utilice el software. Aporta a los talleres esa sensación de estabilidad tan importante para las mejores prácticas empresariales.
Por Wayne Cathers es Product Owner de Business Systems para SigmaNEST.
Published in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Lum., editora asociada
https://www.canadianmetalworking.com/
