Obtenir des contrats et normaliser les pratiques d'établissement de devis grâce aux dernières options logicielles
Avec toutes les améliorations logicielles les plus récentes et les plus importantes, les modules et systèmes de devis peuvent permettre aux ateliers de remporter plus facilement des contrats et d'accroître leur marge bénéficiaire. Lorsqu'ils envisagent de mettre en place un module de devis, les ateliers doivent étudier et prendre en compte un certain nombre de facteurs et de caractéristiques afin de s'assurer qu'ils disposent du système le mieux adapté à leurs besoins de fabrication.
1. Options extensibles
L'une des principales caractéristiques des logiciels de devis est leur capacité à calculer les devis. Quelle que soit la taille de l'atelier, qu'il s'agisse d'un petit atelier ou d'une grande entreprise, il existe différentes options permettant d'accroître les résultats d'un fabricant. Toutefois, ces modules sont particulièrement adaptés aux ateliers qui établissent un grand nombre de devis.
Certains OEM qui fabriquent leurs propres produits n'ont peut-être pas besoin de faire des devis tous les jours. Cela ne veut pas dire que les modules de devis ne seront pas utiles, mais ils peuvent être utilisés en conjonction avec des modules d'extension supplémentaires pour obtenir un système plus complet et une vue d'ensemble de l'atelier.
Lorsque vous choisissez le bon module de devis, il est important de penser à l'avenir. Ne vous limitez pas à choisir une option autonome si vous prévoyez des domaines de croissance pour lesquels un module étendu serait plus judicieux.
2. La précision est importante
Un devis inexact peut coûter aux fabricants l'argent qu'ils ont durement gagné. Il est donc essentiel de choisir un module qui propose des devis rapides et précis.
Les prix de la tôle étant aujourd'hui très élevés, obtenir le devis le plus précis possible et s'assurer que le logiciel tient compte de tous les coûts associés au projet peut faire toute la différence. La dernière chose qu'un fabricant souhaite, c'est de sous-estimer un projet. Les coûts d'exploitation, qu'il s'agisse de découpe, de pliage ou de soudage, doivent être pris en compte pour obtenir des calculs précis. Un logiciel qui prend en compte un grand nombre de ces facteurs aidera les fabricants à fournir des devis détaillés et corrects.
3. Gagner des citations avec rapidité
Les fabricants n'ont plus besoin de passer une heure à établir des devis manuels. Grâce à un module de devis rapide et avancé, ils peuvent recevoir des pièces ou des dessins de leurs clients et établir un devis en cinq minutes seulement. Le plus beau, c'est qu'ils peuvent souvent l'envoyer à leur client avant même d'avoir quitté leur ordinateur.
Ainsi, en ce qui concerne la rapidité, les données montrent que plus un magasin est en mesure d'envoyer rapidement un devis à son client, plus il a de chances de remporter le marché.
4. Intégration CAD/CAM
L'intégration directe avec un logiciel de CAO/FAO peut être un avantage considérable pour tout fabricant. L'utilisation d'un module de devis intégré ajoute de nombreuses fonctionnalités, notamment des fonctions de dessin améliorées.
Tous les dessins ne sont pas propres et certains peuvent même être des images de dessins sur des serviettes ou des PDF. L'intégration fournit des outils permettant aux fabricants de nettoyer les dessins et d'ajuster automatiquement la géométrie. Une fonction de filtrage, qui peut être fournie avec le logiciel de devis, peut être utilisée pour nettoyer les petits espaces, les cannelures ou les géométries irrégulières.
Tous les logiciels de devis ne sont pas intégrés à la CAO/FAO et cela peut être une fonction importante pour certains ateliers qui ont besoin d'ajuster les dessins pour obtenir des devis plus précis.
5. Devis de production
L'intégration avec la CAO/FAO permet également d'utiliser des fonctions de devis avancées qui prennent en compte les coûts de production. Le devis de production fournit aux fabricants une image plus complète qui leur permet d'établir des devis plus précis. Ce type de devis est basé sur la façon dont les pièces vont être imbriquées ou pourraient être imbriquées pour la fabrication. Il prend également en compte les coûts réels des machines ainsi que toutes les autres opérations.
Le coût imbriqué est particulièrement important pour l'établissement de devis précis. S'il y a beaucoup de pièces, il est bon de savoir combien de feuilles il faudra pour réaliser le projet. En outre, s'il y a beaucoup de pièces différentes ou une grande et longue pièce en forme de L, il se peut qu'il y ait beaucoup de matériaux de rebut qui ne peuvent pas être récupérés. Cet élément doit également être pris en compte dans le calcul du coût.
La plupart des fabricants sont déjà équipés de différents scripts ou équations qu'ils utilisent pour calculer le temps nécessaire pour effectuer une certaine opération. Toutes les données de découpe CNC sont définies à l'avance. Pour un devis, l'utilisateur n'a qu'à ajouter les pièces et les opérations nécessaires, et tous les calculs se font en arrière-plan.
6. Passer directement à la production
Les fabricants devraient rechercher des logiciels de devis qui permettent de passer directement du devis à la production. Si le module de devis est intégré à la CFAO et à un système MRP/MES, une fois qu'un fabricant a obtenu un devis, il peut aller dans le logiciel et changer facilement le statut du devis en commande en cliquant sur un menu déroulant. Tout est pris en charge automatiquement et le produit est prêt pour la production.
7. Planification des travaux
Certaines des technologies les plus récentes incluent la capacité de planification. Cette fonction permet de programmer toutes les opérations pour l'ensemble de l'atelier. Les fabricants peuvent ainsi préprogrammer le travail avant d'accepter la commande. Ainsi, si un client accepte le devis et souhaite savoir dans quel délai il peut s'attendre à recevoir le projet, toutes les informations sont disponibles.
Pour les ateliers qui doivent souvent réaliser des travaux urgents, cela peut représenter un avantage considérable.
8. Formats de fichiers variés
Le choix d'un logiciel de devis capable d'importer n'importe quel type de fichier est un autre atout majeur. La dernière chose qu'un atelier souhaite faire est de retourner voir un client en lui disant qu'il ne peut pas ouvrir le fichier et qu'il n'est pas en mesure d'établir un devis pour le projet.
Aujourd'hui, les ateliers sont censés gérer un très grand nombre de formats de fichiers différents. Ils peuvent recevoir 20 formats de fichiers différents de 20 clients différents et, qu'il s'agisse de fichiers DXF, SolidWorks, Inventor ou de n'importe quel autre programme de conception gratuit, leur importation ne devrait pas poser de problème.
9. Accès à plus de
Recherchez un module de devis basé sur une base de données qui affiche des éléments tels que les informations sur les clients, les dates d'échéance et toutes les rubriques nécessaires. Il doit également être hautement personnalisable afin que les fabricants puissent facilement procéder à des ajustements.
Par exemple, si un magasin souhaite accorder à un client une réduction de prix ou une remise, ou si un prix de gros est nécessaire, tout cela peut être appliqué dans le module. Si un magasin prévoit de mener des négociations et de modifier le prix proposé, le module de devis doit permettre d'annuler le prix et de le recalculer en fonction des paramètres spécifiques définis.
Un fabricant doit également être en mesure d'effectuer des révisions du devis. Supposons qu'un client revienne et demande que des pièces soient supprimées ou ajoutées au projet. Ces modifications peuvent alors être saisies dans le logiciel, ce qui permet d'assurer la traçabilité et une comptabilité correcte.
Les systèmes basés sur des bases de données peuvent offrir toutes sortes d'outils pour faciliter la comptabilité quotidienne d'un magasin. Recherchez des outils intégrés tels que des rapports et des graphiques. L'utilisateur doit pouvoir accéder à des informations sur tous les devis obtenus et sur ceux qui ont été perdus. Il peut également fournir des rapports sur les bénéfices réalisés par l'atelier dans une fourchette de dates personnalisée et déterminer le coût d'un travail par rapport à la marge moyenne. Ces informations peuvent aider les ateliers à mieux établir des devis pour des projets futurs et à connaître les tendances historiques en matière de prix et de marges bénéficiaires. Toutes ces données doivent être facilement accessibles et les ateliers doivent avoir la possibilité d'extraire différents points de données à tout moment.
10. Normaliser les devis
Un système de devis peut apporter de nombreux avantages aux ateliers, mais ses fonctionnalités sont en réalité conçues pour normaliser les devis. Un logiciel de haute qualité devrait aider un atelier à normaliser ses opérations dans tous les domaines. L'ajout de fonctions et de modules différents rendra ce système encore plus puissant.
Sans module de devis, les ateliers ont souvent une ou deux personnes dont le travail est consacré à l'établissement de devis pour des projets. Cette situation peut convenir à certains fabricants, mais elle peut aussi s'avérer problématique pour un certain nombre de raisons. Chaque employé peut avoir sa propre façon d'établir un devis, en se basant sur des mesures et des paramètres différents pour calculer les coûts. Cela peut entraîner des divergences et des fluctuations dans les devis, sans qu'il y ait de moyen historique normalisé de suivre la manière dont les devis ont été traités. Il peut également y avoir des variations dans la manière dont la personne établit les devis d'un travail à l'autre.
Si plusieurs personnes proposent des projets, elles peuvent toutes proposer le même travail de manière différente, avec des prix et des marges différents. Cela peut entraîner des erreurs de tarification et rendre très difficile la prévision des coûts et l'estimation des marges bénéficiaires.
Un autre problème est que si un atelier n'a qu'un seul estimateur et que celui-ci part, l'atelier doit former une nouvelle personne à l'établissement des devis. Les personnes inexpérimentées peuvent commettre des erreurs de calcul, ce qui entraîne des problèmes de marge ou des erreurs de calcul des coûts. Il peut également y avoir une période pendant laquelle les devis sont à la fois lents et imprécis alors que la personne apprend encore le processus, s'il y en a un en place.
Avec un module de devis, tout cela est automatisé et normalisé. Les calculs, les coûts, les majorations, les mesures de production et toutes les données disponibles sont appliqués et utilisés par le système pour établir correctement le devis d'un projet. Grâce à ce module, les fabricants peuvent obtenir le même devis à chaque fois, sur la base des mêmes paramètres et du même flux de travail, quelle que soit la personne qui utilise le logiciel. Il apporte aux magasins ce sentiment de stabilité qui est si important pour les meilleures pratiques commerciales.
Par Wayne Cathers est Product Owner of Business Systems pour SigmaNEST.
Published in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Luminoso, rédactrice en chef adjointe
https://www.canadianmetalworking.com/
