Contracten binnenhalen en offertepraktijken standaardiseren met de nieuwste softwareopties
Met de nieuwste en beste softwareverbeteringen kunnen offerte modules en systemen het makkelijker maken voor winkels om contracten binnen te halen en hun winstmarge te vergroten. Wanneer winkels een offertemodule willen implementeren, moeten ze een aantal factoren en functies onderzoeken en overwegen om er zeker van te zijn dat ze het juiste systeem krijgen voor hun productiebehoeften.
1. Uitbreidbare opties
Een van de belangrijkste functies van offertesoftware is de mogelijkheid om offertes te berekenen. Ongeacht de grootte van de werkplaats, of het nu gaat om een kleine werkplaats of een groot bedrijf, er zijn verschillende opties beschikbaar om het resultaat van een fabrikant te verbeteren. Deze modules zijn echter vooral geschikt voor winkels die veel offertes maken.
Sommige OEM's die hun eigen producten produceren, hoeven misschien niet elke dag offertes te maken. Dat wil niet zeggen dat de offertemodules niet nuttig zijn, maar ze kunnen worden gebruikt in combinatie met extra uitbreidingsmodules voor een completer systeem en een uitgebreid overzicht van de werkvloer.
Bij het kiezen van de juiste offertemodule is het belangrijk om aan de toekomst te denken. Laat u niet beperken door alleen een standalone optie te kiezen als er groeigebieden worden verwacht waar een uitgebreid pakket zinvoller zou zijn.
2. Nauwkeurigheid is belangrijk
Een onnauwkeurige offerte kan fabrikanten hun zuurverdiende dollars kosten. Het kiezen van een module met snelle, nauwkeurige offertes is essentieel.
Met de huidige prijzen voor plaatwerk zo hoog als ze zijn, kan het maken van de meest nauwkeurige offerte en ervoor zorgen dat de software rekening houdt met elk beetje kosten dat bij het project komt kijken, het verschil maken. Het laatste wat een fabrikant wil, is een te lage offerte voor een project. De bewerkingskosten, of het nu gaat om snijden, buigen of lassen, moeten in aanmerking worden genomen voor nauwkeurige berekeningen. Een softwaremogelijkheid die rekening houdt met veel van deze factoren zal fabrikanten helpen om gedetailleerde en correcte offertes te maken.
3. Quotes winnen met snelheid
Fabrikanten hoeven geen uur te besteden aan het handmatig maken van offertes. Met een snelle en geavanceerde offertemodule kunnen ze onderdelen of tekeningen van klanten aannemen en in slechts vijf minuten een offerte maken. Het mooiste is dat ze de offerte vaak al naar de klant kunnen sturen voordat ze van hun computer weglopen.
Dus wat snelheid betreft, tonen gegevens aan dat hoe sneller een winkel een offerte bij zijn klant kan krijgen, hoe groter de kans is dat hij de offerte wint.
4. CAD/CAM-integratie
Directe integratie met een CAD/CAM-pakket kan een enorm voordeel zijn voor elke fabrikant. Het gebruik van een geïntegreerde offertemodule voegt veel functionaliteit toe, waaronder verbeterde tekenfuncties.
Niet alle tekeningen zijn schoon en sommige kunnen zelfs foto's van tekeningen op servetten of PDF's zijn. Integratie biedt tools waarmee constructeurs tekeningen kunnen opschonen en geometrie automatisch kunnen aanpassen. Een filterfunctie, die kan worden meegeleverd met het offertepakket, kan worden gebruikt om kleine spleten, splines of gekartelde geometrie op te schonen.
Niet alle offertesoftware is geïntegreerd met CAD/CAM en dit kan een belangrijke functie zijn voor sommige werkplaatsen die tekeningen moeten aanpassen om nauwkeuriger te kunnen offreren.
5. Productie-offertes
Integratie met CAD/CAM maakt ook een aantal geavanceerde offertefuncties mogelijk die rekening houden met productiekosten. Productieoffertes geven fabrikanten een uitgebreider beeld voor een nauwkeurigere offerte. Dit type offerte is gebaseerd op hoe onderdelen genest gaan worden of genest kunnen worden voor productie. Het houdt ook rekening met de werkelijke machinekosten en alle andere bewerkingen.
De geneste kosten zijn vooral belangrijk voor nauwkeurige offertes. Bij veel onderdelen is het goed om te weten hoeveel platen er nodig zijn om het project te voltooien. Als er veel verschillende onderdelen zijn of een groot, lang L-vormig onderdeel, kan er ook veel afvalmateriaal zijn dat niet kan worden hergebruikt. Ook dat moet worden meegenomen in de kosten.
De meeste productiebedrijven hebben al verschillende scripts of vergelijkingen die ze gebruiken om te berekenen hoeveel tijd het kost om een bepaalde bewerking uit te voeren. Alle CNC snijgegevens zijn vooraf ingesteld. Voor een offerte hoeft de gebruiker alleen maar de benodigde onderdelen en bewerkingen in te voeren en al het rekenwerk gebeurt op de achtergrond.
6. Direct naar productie
Fabrikanten moeten op zoek gaan naar offertepakketten die naadloos overgaan van offerte naar productie. Als de offertemodule is geïntegreerd met CAD/CAM en via een MRP/MES-systeem, kan een fabrikant, zodra hij een offerte heeft ontvangen, de software openen en eenvoudig de status van offerte naar order veranderen door op een dropdownmenu te klikken. Alles wordt automatisch geregeld en is klaar voor productie.
7. Taken plannen
Sommige van de nieuwste technologieën bieden de mogelijkheid om te plannen. Deze functie kan alle bewerkingen voor de hele werkvloer plannen. Hiermee kunnen fabrikanten het werk vooraf plannen voordat ze de order accepteren. Op die manier is alle informatie beschikbaar als een klant de offerte accepteert en wil weten hoe snel hij het project kan verwachten.
Voor winkels die vaak spoedklussen aannemen, kan dit een enorm voordeel zijn.
8. Uitgebreide bestandsindelingen
Het kiezen van een offertepakket dat elk bestandstype kan importeren is een ander groot pluspunt. Het laatste wat een winkel wil doen is teruggaan naar een klant en hem vertellen dat ze het bestand niet kunnen openen en het project niet kunnen offreren.
Tegenwoordig zijn er zoveel verschillende bestandsformaten die winkels moeten kunnen verwerken. Ze kunnen 20 verschillende bestandsformaten krijgen van 20 verschillende klanten en of het nu DXF, SolidWorks, Inventor of een willekeurig aantal verschillende gratis ontwerpprogrammabestanden zijn, het importeren ervan mag geen probleem zijn.
9. Toegang tot Meer
Zoek naar een offertemodule die databasegestuurd is en zaken als klantinformatie, vervaldatums en alle benodigde regelitems toont. Het moet ook in hoge mate aanpasbaar zijn zodat fabrikanten gemakkelijk aanpassingen kunnen maken.
Als een winkel bijvoorbeeld een klant een prijsvoordeel of korting wil geven, of als bulkprijzen nodig zijn, dan kan dat allemaal in de module worden toegepast. Als een winkel wil onderhandelen en de offerteprijs wil wijzigen, moet het offertepakket de mogelijkheid hebben om de prijs te overschrijven en opnieuw te berekenen met de specifieke parameters.
Een fabrikant moet de offerte ook kunnen herzien. Stel dat een klant terugkomt en vraagt om onderdelen weg te laten uit het project of toe te voegen, dan kan dat worden ingevoerd in de software, wat zorgt voor traceerbaarheid en een goede boekhouding.
Databasegestuurde systemen kunnen allerlei hulpmiddelen bieden om te helpen bij de dagelijkse boekhouding van een winkel. Zoek naar ingebouwde hulpmiddelen zoals rapporten en grafieken. Een gebruiker moet toegang hebben tot informatie over alle gewonnen en verloren offertes. Het kan ook rapporten geven over hoeveel winst een winkel maakt in een aangepast datumbereik en bepaalt hoeveel een opdracht kost versus hoeveel de gemiddelde winstmarge is. Deze informatie kan winkels helpen om betere offertes te maken voor toekomstige projecten en historische trends in prijzen en winstmarges te zien. Al deze gegevens moeten direct beschikbaar zijn en winkels moeten op elk moment verschillende gegevenspunten kunnen ophalen.
10. Offertes standaardiseren
Een offertesysteem kan winkels op veel manieren helpen, maar de functies zijn eigenlijk bedoeld om offertes te standaardiseren. Kwalitatief hoogwaardige software zou een winkel moeten helpen om alle werkzaamheden te standaardiseren. Door verschillende functies en modules toe te voegen, wordt dit systeem nog krachtiger.
Zonder een offertemodule hebben winkels vaak één of twee mensen die zich bezighouden met het offreren van projecten. Dit kan werken voor sommige fabrikanten, maar het kan ook problematisch zijn om een aantal redenen. Elke medewerker kan zijn eigen manier van offreren hebben, waarbij hij kijkt naar verschillende statistieken en parameters om de kosten te berekenen. Dit kan leiden tot discrepanties en fluctuaties in offertes en er is geen historisch gestandaardiseerde manier om bij te houden hoe offertes zijn behandeld. Er kunnen ook verschillen zijn in de manier waarop iemand van opdracht tot opdracht offreert.
Als er meerdere mensen zijn die projecten offreren, kunnen ze allemaal dezelfde opdracht op verschillende manieren offreren met verschillende prijzen en toeslagen. Dit kan leiden tot prijsfouten en kan het erg moeilijk maken om de kosten te voorspellen en de winstmarge in te schatten.
Een ander punt van zorg is dat als een winkel maar één calculator heeft en die medewerker vertrekt, een winkel een nieuwe persoon moet opleiden om opdrachten te calculeren. Onervaren calculators kunnen rekenfouten maken, wat kan leiden tot problemen met marges of kosten. Er kan ook een periode zijn waarin offertes zowel traag als onnauwkeurig zijn terwijl de persoon nog steeds het proces aan het leren is, als er al een proces is.
Met een offertemodule is dit allemaal geautomatiseerd en gestandaardiseerd. De berekeningen, kosten, opslagen, productiecijfers en alle beschikbare gegevens worden toegepast en gebruikt zodat het systeem een project correct kan offreren. Hiermee kunnen fabrikanten elke keer dezelfde offerte krijgen op basis van dezelfde statistieken en workflow, ongeacht wie de software gebruikt. Het geeft winkels dat gevoel van stabiliteit dat zo belangrijk is voor de beste bedrijfspraktijken.
Door Wayne Cathers is Product Owner van Business Systems voor SigmaNEST.
Published in Canadian Fabricating & Welding, August 2021
Lindsay Luminoso, Associate Editor
https://www.canadianmetalworking.com/
